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La agenda: herramienta clave de productividad

El tiempo es un recurso, y como tal amerita un instrumento para administrarlo. Ese instrumento se llama “agenda semanal a la vista”, que sirve para guiar la jornada laboral, para recordar compromisos asumidos y tareas importantes que deben ser realizadas. El ser humano necesita una estructura que le mantenga consciente del paso del tiempo, así como lo hace el reloj. La agenda también cumple esa función, sin embargo pocas personas la utilizan o valoran su utilidad, inclusive algunos no la usan para lo que fue originalmente ideado.

Toda administración de recursos se realiza con un instrumento que representa al recurso. Para administrar un stock físico, se necesita un listado de stock y para administrar cuentas a cobrar se necesita también un listado. Estos listados permiten hacer todo tipo de análisis, por ejemplo rotación de inventario, antigüedad de cuentas a cobrar y días en la calle. Si se hace eso para administrar recursos, ¿por qué no tener un instrumento similar para administrar el recurso tiempo?

La agenda semanal, electrónica o en papel, es un instrumento vital para ser más productivo y administrar mejor el tiempo. Es una representación visual de los días de la semana, tal como ofrece un tablero de vehículo que provee al conductor información clave sobre el vehículo. Del mismo modo, la agenda muestra lo que es importante en el día y la semana.

El tiempo es algo invisible, sin embargo, la agenda lo hace visible al proveer al cerebro una imagen con una distribución diaria de la semana. Cada día ocupa un lugar. Según las investigaciones, el cerebro es más ágil percibiendo imágenes, ya que cuando tratamos de captar una idea o concepto a través de una imagen, se activa la corteza visual que está en la parte posterior del cerebro, o sea, de esa manera usamos más y mejor el cerebro. Para el cerebro es muy útil “ver el día “, una representación del recurso.

Por este motivo tampoco es recomendable sustituir una agenda por un cuaderno o anotador sin despliegue visual del tiempo.

No recomiendo la “agenda día a la vista” porque limita la mirada a solo un día por vez. No permite una mirada de conjunto. La agenda semanal tiene la gran ventaja de permitir visualizar la semana de un solo vistazo. La administración del tiempo consiste en realidad en adelantarse a los hechos, en la planificación de lo que va a ocurrir. El tiempo no se puede guardar o acumular, se puede planificar su mejor uso. La agenda semanal a la vista ayuda a planificar porque ofrece automáticamente un despliegue de días en un contexto semanal y la semana siguiente está solo a una vuelta de página.

Por otro lado, considero que no es útil emplear la agenda como un libro de actas para registrar conversaciones o acuerdos realizados con terceras personas. Estoy de acuerdo en que es muy importante anotar las conversaciones y acuerdos hechos con otras personas, sin embargo, no es bueno utilizar para el efecto la agenda. Esas anotaciones deben ser realizadas en otro instrumento, por ejemplo en un block de cartas, un cuaderno o en una tableta. El problema principal es que “las actas” llenan la agenda con información no relevante para administrar el tiempo, desvirtuando así, el verdadero propósito de exhibir rápidamente lo que es importante.

La agenda permite tener por escrito las tareas pendientes o temas importantes a no olvidar. Para el cerebro, lo que no está anotado o no se ve, no existe. El cerebro necesita ser estimulado para entrar en acción, lo cual puede venir de una agenda que contiene todo lo importante que debe ser recordado en el día o la semana.

Por Guido R. Brítez Balzarini

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